COMMISSION RELATIVE A LA COPROPRIETE
RECOMMANDATION n° 13 relative au conseil
syndical
La présente recommandation comporte, d'une part,
des dispositions générales et, d'autre part, des dispositions particulières
pour le cas où il existe un ou des syndicats secondaires. Elle ne concerne pas
les syndicats coopératifs.
I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1) Considérant :
- que l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965
modifiée par la loi du 31 décembre 1985, dispose, en ses
alinéas 1, 2, 3 et 4 :
« Dans tout syndicat de copropriétaires un
conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. En outre, il donne
son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes questions concernant le
syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même.
L'assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l'article
25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la
consultation du conseil syndical est rendue obligatoire.
Il peut prendre connaissance, et copie, à sa demande,
et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents,
correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une
manière générale, à l'administration de la copropriété.
Il reçoit en outre, sur sa demande, communication
de tout document intéressant le syndicat... »
- que l'article 21 au décret du 17 mars 1967,
modifié par le décret du 9 juin 1986, dispose :
« Une délégation de pouvoir donnée, en
application de l'article 25-a de la loi du 10 juillet 1965, par l'assemblée
générale au syndic, au conseil syndical ou à toute autre personne ne peut
porter que sur un acte ou une décision expressément déterminé.
Elle peut toutefois autoriser son bénéficiaire à
décider de certaines dépenses jusqu'à un montant dont la délégation fixe le
maximum.
Elle ne peut, en aucun cas, priver l'assemblée
générale de son pouvoir de contrôle sur l'administration de l'immeuble et la
gestion du syndic.
Il sera rendu compte à l'assemblée de
l'exécution de la délégation ».
- que l'article 22 du même décret dispose :
« A moins que le règlement de copropriété n'ait
fixé les règles relatives à l'organisation et au fonctionnement du conseil
syndical, ces règles sont fixées ou modifiées dans les conditions de majorité
prévues à l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965 par l'assemblée générale
qui désigne les membres du conseil syndical.
Le mandat des membres du conseil syndical ne
peut excéder trois années renouvelables. Pour assurer la représentation prévue
au dernier alinéa de l'article 27 de la loi du 10juillet 1965, il est tenu
compte, en cas de constitution d'un ou plusieurs syndicats secondaires, des
dispositions de l'article 24 ci-après pour fixer le nombre des membres du
conseil syndical principal. Chaque syndicat secondaire dispose de plein droit
d'un siège au moins à ce conseil ».
- que l'article 25 du même décret dispose :
« Un ou plusieurs membres suppléants peuvent
être désignés dans les mêmes conditions que les membres titulaires.
En cas de cessation définitive des fonctions du
membre titulaire, ils siègent au conseil syndical, à mesure des vacances, dans
l'ordre de leur élection s'il y en a plusieurs, et jusqu'à la date d'expiration
du mandat du membre titulaire à qu'ils remplacent.
Dans tous les cas, le conseil syndical n'est
plus régulièrement constitué si plus d'un quart des sièges devient vacant pour
quelque cause que ce soit ».
- que l'article 26 du même décret dispose :
« Le conseil syndical contrôle la gestion du
syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les
conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres
contrats, ainsi que l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit
l'exécution.
Il peut recevoir d'autres missions ou
délégations de l'assemblée générale dans les conditions prévues à l'article
25-a de la loi du 10juillet 1965 et à l'article 21 du présent décret.
Un ou plusieurs membres du conseil syndical,
habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie au
bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories
de documents mentionnés au troisième alinéa de l'article 21 de la loi du 10
juillet 1965 ».
- que l'article 27 du même décret dispose :
« Les fonctions de président et de membre du
conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération.
Le conseil syndical peut se faire assister par
tout technicien de son choix.
Les honoraires de ces techniciens ainsi que les
frais nécessités par le fonctionnement du conseil syndical constituent des
dépenses d'administration. Ils sont payés par le syndic dans les conditions
fixées par le règlement de copropriété, éventuellement modifié ou complété par
la décision de l'assemblée générale visée à l'article 22 du présent décret ».
II Constatant :
- Sur le plan
législatif et réglementaire :
- le caractère, en
principe, obligatoire de l'institution du conseil syndical dont la
finalité est « d'assurer un dialogue et une information entre l'ensemble
des copropriétaires et le syndic, ce qui est le meilleur moyen de maintenir
un climat de confiance réciproque » (Rapport M. Bonnemaison,
Doc. Ass. Nat. n°2960, p. 16) ;
- le rôle
d'assistance et de contrôle conféré au conseil syndical qui exclut tout
pouvoir d'engager le syndicat ;
- le rôle important
dévolu au règlement de copropriété et, à défaut à l'assemblée générale,
pour fixer ou modifier les règles relatives à l'organisation et au
fonctionnement du conseil syndical.
- Sur le plan
pratique :
- que les règlements
de copropriété se limitent trop souvent là reproduire les dispositions de
la loi et du décret sans mettre à profit la marge d'initiative laissée
par les textes pour adapter les règles de composition et de
fonctionnement du conseil syndical aux dimensions de la copropriété et
aux caractéristiques de l'immeuble ;
- que les relations
entre le conseil syndical et le syndic ne sont pas toujours animées d'une
confiance réciproque ;
- qu'il n'existe pas
d'information suffisante des conseillers syndicaux sur leur rôle et sur
la connaissance qu'ils devraient avoir des principes fondamentaux du
statut de la copropriété ;
- que la
méconnaissance, de la part des copropriétaires, du rôle du conseil
syndical entraîne un désintérêt pour cet organe du syndicat et l'absence
fréquente de candidats pour assumer les fonctions de conseiller syndical.
III. Emet les recommandations suivantes :
Les relations du conseil syndical et des
copropriétaires, ainsi que le rôle de conseil syndical en général, sont
conditionnées par la dimension du syndicat des copropriétaires : ce qui vaut,
en effet, pour un syndicat de dimension importante ou moyenne, ne vaut pas
nécessairement pour un syndicat ne regroupant qu'un nombre restreint de
copropriétaires. Il convient en conséquence de dégager les orientations
susceptibles de s'appliquer au plus grand nombre de cas.
1) Sur la mission du conseil syndical :
Rappel étant fait que :
Le conseil syndical assiste le syndic et
contrôle sa gestion. La mission de contrôle porte notamment sur la comptabilité
du syndicat, l'élaboration du budget prévisionnel, la répartition des dépenses
et les conditions dans lesquelles sont conclus et exécutés les marchés de
travaux. Elle nécessite la communication des pièces et documents se rapportant
à la gestion du syndic et à l'administration de l'immeuble.
Le conseil syndical est obligatoirement consulté
pour la passation des marchés et la conclusion des contrats lorsque le coût de
ceux-ci dépasse un montant fixé par l'assemblée générale.
La mission d'assistance est définie soit dans le
règlement de copropriété, soit par une décision spécifique de l'assemblée des
copropriétaires. La mission d'assistance peut porter, par exemple, sur un avis
relatif au choix du personnel ou de l'entreprise chargés du service de
l'immeuble (concierge, gardien, employé de ménage), la présentation comptable
des recettes et dépenses du syndicat, le choix des entreprises appelées à
assurer l'entretien courant de l'immeuble ou à réaliser les travaux décidés par
l'assemblée générale, l'examen des devis fournis par ces entreprises.
Le conseil syndical peut recevoir d'autres missions ou délégations de l'assemblée
générale. Il peut se saisir lui-même de toute question concernant le syndicat
et peut se faire assister d'un technicien de son choix. Le
conseil syndical doit rendre compte à l'assemblée générale de l'exécution de
ses missions. Dans « les copropriétés en difficulté »,
lorsqu'un administrateur provisoire a été désigné par le juge et investi de
tout ou partie des pouvoirs de l'assemblée générale, cet administrateur doit,
sauf situation d'urgence, recueillir l'avis du conseil syndical avant de
prendre les décisions qui lui paraissent nécessaires à l'accomplissement de sa
mission.
En conséquence,
- Au syndic :
- d'adresser à tout
nouveau copropriétaire une note d'information sur l'organisation de la
copropriété et du syndicat, notamment sur le rôle du conseil syndical
tendant à faciliter la gestion de l'immeuble et à servir de trait d'union
entre le syndic et les copropriétaires ;
- de ne pas faire
obstacle à la mission de contrôle du conseil syndical et de demander son
assistance en cas de nécessité ou s'il l'estime opportun ;
- de notifier, au
plus tard en même temps que l'ordre du jour de l'assemblée générale,
l'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire.
- Au conseil
syndical :
- de veiller à
participer à une bonne administration de l'immeuble dans l'intérêt
collectif ;
- de faire connaître
ses avis sur les questions relevant de sa mission, si possible par écrit,
et de les consigner dans un registre ouvert à cet effet ;
- de prévoir dans le
budget prévisionnel soumis au vote de l'assemblée générale une somme
affectée au fonctionnement du conseil syndical notamment pour permettre,
le cas échéant, la rémunération d'un technicien, étant précisé que le
syndic demeure l'ordonnateur et le payeur de cette somme.
2) Sur l'institution et la composition du
conseil syndical :Rappel étant fait que :
Le conseil syndical existe dans tout syndicat
sauf si l'assemblée générale décide, à la majorité de l'article 26, de ne pas
instituer de conseil syndical.
Les membres titulaires et suppléants du conseil syndical sont désignés à la
majorité prévue par l'article 25, ou sur deuxième convocation à la majorité de
l'article 24, par l'assemblée générale parmi les copropriétaires (personnes
physiques ou personnes morales) pour une période qui ne peut excéder trois
années renouvelables. Toutefois, le syndic, son conjoint, ses ascendants et
descendants, et ses préposés, même s'ils sont copropriétaires, ne peuvent être membres
du conseil syndical.
La désignation des membres du conseil syndical par l'assemblée générale
s'effectue par un vote sur des candidatures individuelles et non sur des
candidatures groupées. Le résultat du vote pour chaque candidat est mentionné
au procès-verbal.
A défaut de désignation par l'assemblée générale, à la majorité requise, des
membres du conseil syndical, le juge peut désigner les membres de ce conseil,
avec l'acceptation des intéressés ; il peut également constater l'impossibilité
d'instituer un conseil syndical. Le nombre des membres du conseil n'est fixé ni
par la loi ni par le décret, mais si « plus du quart des sièges devient vacant
pour quelque cause que ce soit » le conseil n'est plus régulièrement constitué.
En conséquence,
- aux notaires ou
autre rédacteur des règlements de copropriété, pour les copropriétés à
constituer, de prévoir, lors de l'établissement de ces documents, les
stipulations fixant les règles relatives au conseil syndical (composition,
organisation et fonctionnement). Spécialement, il est recommandé de
prévoir :
- que le conseil soit
composé d'un nombre impair de membres, non inférieur à trois, pour
permettre de dégager une majorité ;
- que lors de la
désignation des membres titulaires soient aussi désignés des membres
suppléants pour éviter que le conseil ne soit irrégulièrement constitué.
- au syndic, pour les
syndicats existants, et en cas de silence ou d'insuffisance du règlement
de copropriété, de faire adopter par l'assemblée générale, appelée à
désigner les membres du conseil syndical, les règles relatives à sa
composition, à son organisation et à son fonctionnement, en prenant soin
d'assurer la publicité au fichier immobilier des décisions prises.
- aux copropriétaires
appelés à désigner les membres du conseil syndical :
- de tenir compte
dans la mesure du possible des compétences techniques des copropriétaires
(ingénieur, comptable, juriste, métiers du bâtiment ...) ;
- de prévoir dans la
composition du conseil : la représentation des différents intérêts qui
peuvent exister parmi les copropriétaires (par exemple, copropriétaires
bailleurs et copropriétaires occupants, pluralité de bâtiments, usage
d'habitation ou professionnel ou commercial ... ).
3) Sur le fonctionnement du conseil syndical et
les pouvoirs propres du président :
Rappel étant fait que :
- les textes ne
prévoient que la disposition selon laquelle « le conseil syndical élit son
président parmi ses membres », les autres règles de fonctionnement étant
laissées au domaine consensuel ;
- les pouvoirs propres
du président consistent en la possibilité de convoquer une assemblée en
cas de refus du syndic, et d'engager une action tendant à la remise de
fonds et archives détenus par l'ancien syndic,
En conséquence,
Au conseil syndical :
- de désigner son
président dès sa première réunion ;
- d'assurer la
permanence de l'information donnée aux copropriétaires sur l'activité du
conseil syndical au moyen de la mise à sa disposition d'un tableau
d'affichage et éventuellement de la diffusion d'une « lettre du conseil
syndical » ;
- d'assurer
effectivement l'exécution des missions d'assistance et de contrôle, qui
lui sont dévolues à l'exclusion des pouvoirs de décision, qui sont de la
compétence de l'assemblée générale et du syndic ;
- d'utiliser la
possibilité de recevoir des missions ou délégations de l'assemblée
générale, étant rappelé que la délégation de pouvoir ne peut lui être
donnée que pour les seules décisions relevant de la majorité relative
(article 24) et qu'elle est assortie d'un formalisme imposant la
notification, au plus tard en même temps que l'ordre du jour de
l'assemblée générale, d'un « projet de résolution » ; cette délégation de
pouvoir ne pouvant porter que sur un acte ou une décision expressément
déterminés ;
- d'utiliser, mais
toutefois avec précaution, la possibilité de se faire assister par tout
technicien de son choix, mais à la condition que le règlement de
copropriété, éventuellement modifié ou complété par décision de
l'assemblée générale, fixe les conditions de paiement des honoraires,
frais et débours de ces techniciens ;
- que les frais
nécessités par le fonctionnement du conseil syndical, qui constituent des
dépenses d'administration, soient fixés dans les mêmes conditions.
Au président du conseil syndical :
- dès sa désignation,
d'en aviser le syndic ;
- s'il envisage
d'engager une action tendant à la remise des fonds et archives détenus par
l'ancien syndic, de le faire en concertation avec le nouveau syndic ou
l'administrateur judiciaire éventuellement désigné, qui appellera auprès
des copropriétaires les fonds nécessaires au fonctionnement du syndicat ;
- de s'assurer que son
nom figure sur le registre des mandats que doit tenir le syndic
professionnel afin d'être prévenu par l'organisme garant en cas de
cessation de la garantie financière couvrant les activités de ce syndic.
4) Dans le cadre de la tenue des assemblées
générales :
- Avant la tenue
de l'assemblée :
- que le conseil
syndical établisse, conjointement avec le syndic, l'ordre du jour et
veille à ce qu'il soit procédé aux notifications complémentaires ;
- que le conseil
syndical soit associé à l'élaboration du budget prévisionnel.
- Au cours de
l'assemblée annuelle :
- que soit présenté
un rapport au nom du conseil syndical et que ce rapport donne notamment
toute information sur la comptabilité du syndicat, les conditions de
conclusion et d'exécution des marchés et de tous autres contrats, ainsi
que sur l'activité du conseil.
5) Sur la responsabilité du conseil syndical :
Rappel étant fait que :
Le conseil syndical n'étant pas doté de la
personnalité morale, sa responsabilité ne peut pas être engagée. En revanche,
chacun de ses membres pourrait voir engager sa responsabilité personnelle pour
faute, étant néanmoins précisé que le caractère gratuit du mandat et le rôle
essentiellement consultatif des conseillers syndicaux ne rend pas fréquente la
mise en jeu de cette responsabilité.
La commission recommande :
Que la police d'assurance de l'immeuble couvre
la responsabilité de chacun des membres du conseil syndical,
II. DISPOSITIONS PARTICULIERES POUR LE CAS OÙ IL
EXISTE UN OU PLUSIEURS SYNDICATS SECONDAIRES
I. Considérant :
- que l'article 27,
alinéa
- que l'article 22 du
décret du 17 mars 1967, dispose, en son alinéa 3, que « pour assurer la
représentation prévue au dernier alinéa de l'article 2 7 de la loi du 10
juillet 1965, il est tenu compte, en cas de constitution d'un ou plusieurs
syndicats secondaires, des dispositions de l'article 24 ci-après pour
fixer le nombre des membres du conseil syndical principal. Chaque syndicat
secondaire dispose de plein droit d'un siège au moins à ce conseil » ;
- que l'article 24 du
décret du 17 mars 1967 dispose que, « lorsqu'il existe un ou plusieurs
syndicats secondaires, la représentation au conseil syndical du syndicat
principal attribuée à un syndicat secondaire est proportionnelle à
l'importance du ou des lots qui constituent ce syndicat secondaire par
rapport à celle de l'ensemble des lots qui composent le syndicat
principal. Le ou les copropriétaires du ou des lots
qui ne sont pas constitués en syndicat secondaire disposent ensemble, s'il
y a lieu, des autres sièges au conseil syndical du syndicat
principal. En l'absence de stipulation particulière
du règlement de copropriété du syndicat principal, les copropriétaires
désignent leurs représentants au conseil syndical de ce syndicat au cours
d'une assemblée générale soit du syndicat secondaire, dans le cas prévu à
l'alinéa 1er du présent article, soit du syndicat principal dans le cas
prévu à l'alinéa précédent ».
II. Constatant :
- Le caractère
impératif de la disposition de l'article 27, alinéa
- L'affirmation selon
laquelle chaque syndicat secondaire dispose, de plein droit, d'au moins un
siège au conseil syndical du syndicat principal.
- La possibilité de
prévoir par des stipulations particulières du règlement de copropriété du
syndicat principal, les modalités selon lesquelles les copropriétaires du
syndicat secondaire désignent leurs représentants au conseil syndical du
syndicat principal.
III. Emet les recommandations suivantes :
- Quant à la
composition du conseil syndical du syndicat principal, de tenir compte, spécialement quant au nombre
de ses membres, des dispositions fixant impérativement les modalités de
représentation du ou des syndicats secondaires au sein de ce conseil
syndical.
- Quant à la
désignation des copropriétaires appelés à représenter le ou les syndicats
secondaires au sein du conseil syndical du syndicat principal, de veiller à ce que cette désignation soit
faite de manière à prévenir les conflits d'intérêts entre le syndicat
principal et le ou les syndicats secondaires. On pourrait, à cet effet,
utiliser la liberté reconnue au règlement de copropriété du syndicat
principal.
- Quant aux
rapports à établir entre le conseil syndical du syndicat principal et le
ou les conseils syndicaux du ou des syndicats secondaires, il convient, autant que faire se peut,
d'organiser une « communication » entre ces différents organismes,
Spécialement, on peut envisager de tenir des réunions communes de
l'ensemble de ces conseils syndicaux ou, si l'on préfère, entre leurs
présidents, l'une de ces possibilités n'excluant pas l'autre. Il convient
aussi que copie des procès-verbaux du conseil syndical et du syndicat
principal soit transmise au syndic du syndicat secondaire, à charge pour
lui d'en informer le conseil syndical du syndicat secondaire.
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