COMMISSION RELATIVE A LA
COPROPRIETE
RECOMMANDATION n° 4 relative à la tenue
des assemblées générales
-
attire l'attention des copropriétaires sur la nécessité d'assister aux assemblées
générales de copropriétaires pour participer effectivement à la vie de la
copropriété.
-
rappelle que les décisions du syndicat ne sont valablement prises qu'en
assemblée générale à l'exclusion de toutes autres méthodes et, en particulier,
de celles consistant à obtenir l'accord individuel des copropriétaires.
-
rappelle qu'il appartient aux syndics de réunir au moins une fois par an
l'assemblée générale des copropriétaires et de prendre soin de la convoquer
avant le terme de son mandat.
4.1. RECOMMANDATIONS RELATIVES À
4.1.1
recommande, en conséquence, au syndic en sa qualité
de détenteur des archives du syndicat et en tant que secrétaire provisoire de
l'assemblée :
-
de vérifier que la feuille de présence mentionne le nombre de voix dont dispose
chaque copropriétaire,
-
de vérifier, à l'arrivée des copropriétaires que les délégations de vote dont
ils sont porteurs sont correctement établies et répondent aux règles légales
sur le cumul des mandats.
4.1.2.
- que
la désignation du président de séance et éventuellement celle des membres du
bureau a lieu à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965,
-
que la désignation du bureau est obligatoire dès lors que le règlement de
copropriété l'impose,
-
que ces désignations doivent être mentionnées au procès-verbal ;
recommande au président de séance désigné :
-
d'ouvrir la séance
-
d'effectuer la remise des mandats, qui auraient été adressés en blanc au
syndic, aux copropriétaires présents qui les acceptent dans le respect des
règles de l'article 22 de la loi.
Le
mandataire de plusieurs propriétaires sera considéré comme représentant autant
de propriétaires que de mandants pour le calcul de la majorité de l'article 26
en « membres du syndicat », rappel étant fait que si un de ces copropriétaires
possède plusieurs lots, il est compté pour une seule tête.
- de vérifier la feuille de présence et avant de la certifier, de régler les
questions suivantes :
-
Survenance d'une mutation intervenue entre le jour d'envoi de la convocation à
l'assemblée rendant nécessaire une modification de la feuille de présence ;
-
Changements de domicile des copropriétaires à mentionner sur la feuille de
présence ;
-
En cas d'indivision ou d'usufruit d'un lot, de s'assurer de la présence du
mandataire commun ou de l'existence d'une clause du règlement de copropriété
réglant la question ;
-
de constater que les documents visés par l'article 11 du décret étaient joints
à la convocation (voir à ce sujet la recommandation n° 1, n° 20002).
4.1.3.
-
de faire mentionner son départ au procès-verbal, à défaut il sera considéré
comme présent pour toute la durée de l'assemblée.
Toutefois,
ce copropriétaire a la faculté de donner un pouvoir à un membre de l'assemblée
générale, il doit alors le faire mentionner au procès-verbal.
4.2. RECOMMANDATION RELATIVE AUX DÉLIBÉRATIONS
4.2.1.
Elle rappelle que si l'assemblée peut débattre
des questions ne figurant pas à l'ordre du jour, elle ne peut en aucun cas
voter une résolution les concernant.
4.3. RECOMMANDATIONS RELATIVES AU VOTE DES
RÉSOLUTIONS
4.3.1.
-
de faire voter les copropriétaires soit à main levée, soit par bulletin nominatif
afin d'identifier avec précision les opposants et les abstentionnistes, ce qui
exclut les votes à bulletin secret,
-
de proclamer le résultat des votes au plus tard avant que l'assemblée générale
ne soit levée ;
-
d'indiquer si la résolution est adoptée ou non.
4.4. RECOMMANDATIONS RELATIVES À L'ÉTABLISSEMENT
DU PROCÈS-VERBAL
4.4.1
-
que le texte de chaque délibération soit rédigé dans la forme la plus simple et
la plus concise possible sous réserve d'un droit d'amendement limité, à sa
conformité avec le libellé de la question correspondante de l'ordre du jour ;
-
facultativement, de faire un exposé sommaire sur la question soumise au vote ;
-
de mentionner les réserves éventuellement formulées par un copropriétaire sur
la régularité des délibérations ;
-
d'indiquer le résultat de chaque vote concernant chaque résolution en précisant
:
a)
le nombre de voix « pour », de voix « contre », et des abstentionnistes, ainsi
que des copropriétaires n'ayant pas pris part au vote comme n'étant pas
concernés par la décision à prendre en application de l'article 24, alinéa 2,
de, la loi du 10 juillet 1965, b) le nom des copropriétaires opposants ou
abstentionnistes qui auraient formulé des réserves,
-
de constater, le cas échéant, que les copropriétaires présents ou représentés
réunissent un nombre de voix inférieur à la majorité exigée par l'article 26 de
la loi du 10 juillet 1965 et que la question de l'ordre du jour concernée n'a
pu faire l'objet d'aucune délibération.
4.5. RECOMMANDATIONS RELATIVES À
Elle prend acte de la pratique établie et elle
approuve d'adresser une copie du procès-verbal à l'ensemble des
copropriétaires.
En conséquence :
-
en toute hypothèse, de
notifier le procès verbal le plus rapidement possible, sans attendre
l'expiration du délai de deux mois aux copropriétaires opposants, défaillants ou
abstentionnistes ayant émis des réserves,
-
d'adresser le
procès-verbal par lettre simple aux copropriétaires ni opposants, ni
défaillants.
En outre,
- de
procéder aux notifications du procès-verbal aux copropriétaires opposants,
défaillants ou abstentionnistes ayant émis des réserves par lettre recommandée
avec accusé de réception et non par remise contre émargement,
-
que les décisions de l'assemblée générale sont immédiatement exécutoires sauf
pour les travaux non urgents votés en application des articles 25 et 26 de la
loi.
Modification 2006
I-
Texte de
Vu l'article 17, alinéa 1er'
de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des
immeubles bâtis ;
Vu l'article 7 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967
portant règlement d'administration publique pour l'application de la loi du 10
juillet 1965 précitée ;
.
1 - Recommandations relatives
à la tenue de la feuille de présence.
Vu les articles 22 alinéa 2
et 3 et 23 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ;
Vu les articles
14 et 15 du décret du 17 mars 1967 modifié.
La commission
Rappelle
-
que la feuille de présence est établie par l'auteur de la convocation.
- qu'elle doit contenir les noms et domicile de chaque
copropriétaire, associés de sociétés d'attribution et des accédants à la
propriété de la loi du 12 juillet 1989 et, le cas échéant, de leur mandataire,
ainsi que le nombre de voix dont il dispose, compte tenu, s'il y a lieu, des
dispositions de l'article 22 alinéa 2 et 3 et de l'article 24 de la loi du 10
juillet 1965.
- que
-
que la procuration de vote ne peut être transmise par télécopie.
Recommande, en conséquence, au syndic en sa qualité de
secrétaire provisoire de la séance de l'assemblée, de détenteur des archives et
de la liste des copropriétaires et de celles des associés qui lui a été
communiquée par le représentant de la société de vérifier :
- que la
feuille de présence satisfait aux prescriptions légales et réglementaires ;
-
que les délégations de vote dont sont porteurs les mandataires, qu'ils soient
copropriétaires ou non, sont correctement établies et répondent aux règles
légales sur le cumul des mandats ;
- que
les pouvoirs en blanc, ont été remis à un copropriétaire ou à l'un des
mandataires présents sans que le syndic les attribue personnellement.
-
que la feuille de présence a été émargée.
Recommande
aux copropriétaires, compte tenu de l'absence de règles régissant la distribution des
pouvoirs en blanc en début d'assemblée, de désigner expressément, leur mandataire, le
cas échéant, avec une faculté de subdélégation.
2 - Recommandations relatives à la mise en place de l'assemblée
Rappelle
- que la désignation du président de séance est
obligatoire et, sous réserve des clauses du règlement, la désignation, s'il y a
lieu, d'un ou plusieurs scrutateurs.
- que la désignation du président de séance est une
condition substantielle de la validité de l'assemblée et, ainsi que celle, si
le règlement le prévoit, du ou des scrutateurs.
- que la désignation du président de séance et, s'il
y a lieu, celle du ou des scrutateurs a lieu à la majorité de l'article 24 de
la loi du 10 juillet 1965.
- que ces désignations doivent être mentionnées au
procès-verbal qui doit comporter le résultat du vote pour chacune des nominations
à peine de nullité de l'assemblée.
- que le secrétariat de la séance est assumé par le
syndic sauf décision contraire de l'assemblée générale, prise à la majorité de
l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.
- que tout mandataire peut déléguer son mandat,
sauf clause du mandat lui interdisant cette faculté, notamment pour assurer le
respect des dispositions de l'article 22.
Recommande :
Au
président :
- de veiller à ce que le mandataire de plusieurs
copropriétaires soit considéré comme représentant autant de propriétaires que
de mandants pour le calcul de la majorité de l'article 26 concernant les
membres du syndicat, rappel étant fait que, si un propriétaire possède
plusieurs lots, il est compté pour une seule tête.
-
de certifier exacte la feuille de présence.
- de veiller, en cas d'indivision, quelle que soit
son origine, que seul celui qui représente l'indivision participe à l'assemblée
et intervienne au vote.
Au
copropriétaire contraint d'arriver ou de quitter l'assemblée générale en cours
de séance :
- de faire mentionner son arrivée sans omettre de signer la feuillet de
présence. de faire noter son - départ anticipé sur
- de
donner, le cas échéant, un pouvoir à un mandataire, qui doit émarger
3 - Recommandations relatives aux décisions
La commission,
Vu les articles 24, 25, 25-1
et 26 dernier alinéa de la loi du 10 juillet 1965 susvisée,
Vu
les articles 13 et 19 du décret du 17 mars 1967 modifié,
Rappelle
-
que, si l'assemblée peut débattre et émettre un avis sur des questions ne
figurant pas à l'ordre du jour, elle ne peut en aucun cas prendre une décision
valide sur ces questions.
-
que la majorité de l'article 24 se calcule désormais en fonction des seules
voix des copropriétaires présents ou représentés qui se sont exprimés, c'est à
dire qui ont voté pour ou contre le projet de résolution, abstraction faite des
copropriétaires absents ou abstentionnistes.
-
qu'en application de l'article 24 alinéa 4, lorsque le règlement de copropriété
met à la charge de certains copropriétaires seulement les dépenses d'entretien
d'une partie de l'immeuble ou celles d'entretien et de fonctionnement d'un
élément d'équipement, il peut être prévu par ledit règlement que ces
copropriétaires seuls prennent part au vote sur les décisions qui concernent
ces dépenses. Chacun d'eux vote avec un nombre de voix proportionnel à sa
participation aux dites dépenses.
-
que tous les copropriétaires participent au vote sauf si le règlement de
copropriété prévoit des parties communes spéciales ou s'il existe une
disposition particulière du règlement prévoyant une spécialisation de la
dépense et dont le vote relève de l'article 24.
-
que la majorité de l'article 25 est calculée sur la totalité des voix des
copropriétaires composant le syndicat, peu importe que les copropriétaires
soient ou non présents ou représentés ou qu'ils soient ou non intéressés par la
décision à prendre.
-
qu'en cas de parties communes spéciales, la majorité est calculée sur la
totalité des voix des ces parties communes spéciales telles que mentionnées sur
la feuille de présence.
-
qu'à défaut de décision prise à la majorité absolue des voix du syndicat et
conformément à l'article 25-1, si le projet de décision relevant de l'article
-
qu'à défaut de recueillir au moins le tiers des voix, une nouvelle assemblée
générale, si elle est convoquée dans le délai maximal de trois mois, peut
statuer à la majorité de l'article 24 conformément à l'article 25-1.
-
que, sous réserve des dispositions du dernier alinéa de l'article 26 concernant
les travaux d'amélioration prévu par le c) de l'article 26, la majorité de
l'article 26 alinéa 1er est une majorité en nombre des
copropriétaires représentant au moins les deux tiers des voix du syndicat et
que la majorité en nombre se décompte par rapport à l'ensemble des membres
composant le syndicat ; peu importe qu'un ou plusieurs d'entre eux possèdent
plusieurs lots, ils sont comptés pour une seule tête. De même, les époux
communs en biens, les indivisaires, les acquéreurs et les vendeurs en
location-accession sont aussi comptés pour une seule personne.
-
qu'une décision comporte un élément substantiel, une disposition adoptée par
l'assemblée revêtant une efficacité juridique, et un élément formel, qui se
caractérise par un vote recueilli en assemblée générale.
-
qu'il ne peut y avoir de vote à bulletin secret.
Recommande au président de séance :
-
de veiller à ce que l'assemblée vote sur toutes les questions inscrites à
l'ordre du jour et uniquement sur celles-ci.
-
de vérifier à la fois le nom des votants et leur nombre de voix.
-
de faire voter les copropriétaires soit à main levée, soit par bulletin
nominatif afin d'identifier avec précision les opposants et les
abstentionnistes, ce qui exclut les votes à bulletin secret.
-
de proclamer le résultat des votes au plus tard avant la levée de la séance.
- d'indiquer si
4. Recommandations relatives
à l'établissement du procès-verbal
Vu l'article 17 du décret du
17 mars 1967 modifié ;
Rappelle
Que
le procès-verbal comporte, sous l'intitulé de chaque question inscrite à
l'ordre du jour, le texte de la décision et le résultat du vote ;
Que
pour l'application de l'article 24, il doit préciser les noms des
copropriétaires ou associés qui se sont abstenus ou opposés et le nombre de
leurs voix et, le cas échéant, lorsque le règlement de copropriété met à la
charge de certains copropriétaires seulement les dépenses d'entretien d'une
partie de l'immeuble ou celles d'entretien et de fonctionnement d'un élément
d'équipement, le nombre de voix « contre » et celles des abstentions pour les
copropriétaires concernés par la décision.
Qu'il
doit mentionner les réserves éventuellement formulées sur la régularité de la
décision par les copropriétaires ou les associés opposants.
Que
les procès-verbaux des séances sont inscrits, à la suite les uns des autres,
sur un registre spécialement ouvert à cet effet ;
Que
les procès-verbaux et le registre peuvent être tenus sous forme électronique
dans les conditions définies par les articles 1316-1 et suivants du Code civil
sous la réserve qu'ils soient établis et conservés dans des conditions de
nature à en garantir l'intégrité ; Qu'en effet, la signature nécessaire à la
perfection de l'acte juridique suppose l'identification de celui qui l'appose
et la certification de sa signature.
Que
toutefois, en raison de difficultés techniques, il est, en l'état, très
difficile de mettre en place un procédé fiable d'identification pour recueillir
la signature du syndic, du président et des scrutateurs ;
Que
ces dispositions, par leur généralité, s'appliquent à la feuille de présence,
au procès-verbal des assemblées ainsi qu'aux registres des procès-verbaux ;
Qu'il
est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée signé à la fin de
chaque séance, par le président, par le secrétaire et par les scrutateurs ;
Que
la séance ne peut être levée qu'après la signature du procès verbal par le
président, le secrétaire et par le ou les scrutateurs s'il en existe ;
Recommande
- que
le texte du procès-verbal mentionne le nom des présents et celui des absents
ainsi que le nombre de leurs voix ;
-
que le procès-verbal ne constitue pas un compte rendu analytique des débats.
-
que le secrétaire de séance prenne toutes les dispositions nécessaires pour que
le procès verbal soit établi conformément à la loi avant la fin de la séance ;
-
que le texte de chaque décision soit rédigé dans la forme la plus simple, la
plus concise, la plus claire et la plus précise possible afin d'éviter toute
erreur d'interprétation ;
- de
veiller à ce que les amendements ne dénature pas le libellé et l'objet de
-
de mentionner les réserves éventuellement formulées par un copropriétaire
opposant sur la régularité de l'assemblée générale ainsi que de ses décisions ;
-
de n'utiliser la signature électronique que lorsqu'il sera possible
techniquement de mettre en place un procédé d'identification pour recueillir la
signature de tous les signataires du procès verbal ;
5 - Recommandations relatives à la notification des décisions et à la
diffusion du procès-verbal
Vu
l'article 42, alinéa 2, de la loi du 10 juillet 1965 modifié ;
Vu
l'article 18 du décret du 17 mars 1967 ;
Que
les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées
générales doivent, à peine de déchéance, être introduites par les
copropriétaires opposants ou défaillants, dans un délai de deux mois à compter de
la notification desdites décisions qui leur est faite à la diligence du syndic
dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l'assemblée générale.
Que,
sauf en cas d'urgence, l'exécution par le syndic des travaux décidés par
l'assemblée générale en application des articles 25 et 26 est suspendue jusqu'à
l'expiration du délai mentionné à la première phrase du précédent alinéa.
Que
les décisions de l'assemblée générale sont immédiatement exécutoires tant
qu'elles n'ont pas été annulées judiciairement, sauf pour les travaux non
urgents votés en application des articles 25 et 26 de la loi du 10 juillet 1965
ainsi qu'il est dit à l'alinéa précédent.
Que,
dans le cas prévu à l'article 23 (alinéa 1er) de la loi du 10
juillet 1965, la notification du procès-verbal est adressée au représentant
légal de la société d'attribution lorsqu'un ou plusieurs associés se sont
opposés ou ont été défaillants et qu'un extrait du procès-verbal de l'assemblée
est notifié au représentant légal de la société propriétaire des lots, s'il n'a
pas assisté à la réunion.
Que
la notification susvisée doit mentionner les résultats du vote et reproduire le
texte de l'article 42 (alinéa 2) de la loi dans son intégralité.
Que
les décisions prises en assemblées générales des copropriétaires et relatives à
l'entretien de l'immeuble et aux travaux font l'objet d'un procès-verbal abrégé
affiché dans les parties communes de l'immeuble. Cet extrait de procès-verbal
se borne à mentionner les décisions prises relatives à l'entretien, d'une part,
et aux travaux, d'autre part, sans qu'il soit besoin d'indiquer le nombre de
voix recueillies, ni le montant de la dépense (article 44 de la loi du 23
décembre 1986) ;
Que
les dispositions de l'article 42 alinéa 2 visent la notification des décisions
de l'assemblée générale aux copropriétaires défaillants ou opposants en vue de
leur permettre de contester ces décisions en justice, dans l'éventualité de
l'exercice des actions en justice ayant pour objet de les contester sans viser
expressément la notification du procès-verbal dans son intégralité.
Que
le délai de deux mois pour contester en justice les décisions court à compter
du lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée et
qu'à défaut de notification desdites décisions, la contestation est possible
dans un délai de 10 ans à compter de l'assemblée.
Que
Prend
acte de la
pratique établie et qu'elle approuve d'adresser une copie du procès-verbal à
tous les copropriétaires.
En conséquence,
Recommande aux syndics :
-
en toute hypothèse, de notifier le procès-verbal le plus rapidement possible
aux copropriétaires opposants ou défaillants, sans attendre l'expiration du
délai de deux mois.
-
d'adresser le procès-verbal conformément à une pratique bien établie et
approuvée par lettre simple aux copropriétaires qui ne sont ni opposants, ni
défaillants.
-
de ne pas diffuser sur Internet les procès-verbaux d'assemblée générale sauf
dans le cas où l'assemblée générale a voté sur une éventuelle diffusion des
procès-verbaux sur un site particulier réservé spécialement au syndicat et
accessible aux seuls copropriétaires composant le syndicat.
Cette recommandation annule et remplace la précédente
recommandation numéro quatre.
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